Электронный больничный: инструкция для бухгалтера. Переход на электронные больничные: что нужно знать бухгалтеру Электронный больничный лист в 1с 8.2 зуп

В сегодняшнем материале мы подробно рассмотрим, как в программном продукте под названием «1С 8.3 3.0» начислить, провести и выплатить больничные средства. Кроме этого, расскажем всю процедуру изменения (корректировки) некорректно начисленных сумм.

С целью отражения факта нетрудоспособности в вышеназванном программном продукте предусмотрен документ под названием «Больничный лист».

Как в программном продукте «1С 8.3» провести листок нетрудоспособности?

Чтобы найти его, необходимо зайти в меню под названием «Зарплата», после этого нажать на ссылку с именем «Больничные листы».

В результате откроется окно с перечнем документов. В данном окне нажмите клавишу с именем «Создать». Далее должно открыться окно нового документа, который необходимо заполнить. Те поля, которые обязательно нужно заполнить, будут подчеркнуты красным пунктиром. Сначала нужно заполнить «Организация» и выбрать «Сотрудник».

В результате выбора работника система должна проверить заполнение стажа. В данном случае получилось именно так, что у работника стаж был пустым. Программный продукт вывел нам предупреждения и предложил ссылки с целью исправления данной ситуации.

скрин 1
После установления стажа продолжаем дальше заполнять документ. В нашем случае осталось 2 еще не заполненных поля, которые обязательно нужно заполнить: «Освобождение от работы» и «Причина нетрудоспособности». Причину выбираем из представленного перечня, например, «Заболевания или травма». И далее задаем период, когда сотрудник был освобожден от работы.

Сразу же после осуществления заполнения периода отсутствия состоится расчет документа. По умолчанию программный продукт «1С Зарплата и управление персоналом» создан таким образом, что расчет осуществляется в автоматическом режиме при заполнении или изменении значимых для расчета полей. Время от времени это не очень удобно (на слабых персональных компьютерах будут ощущаться «притормаживания»). Поэтому данную функцию можно просто-напросто отключить.

Осуществить вышесказанное существует возможность в настройках программного продукта. После этого перейдите в меню под названием «Настройки», нажмите на ссылку с именем «Расчет зарплаты» и уберите флажок с именем «Выполнять автоматический перерасчет документов при их редактировании»:

Отныне в ходе редактирования любой информации, что влияет на расчет, кнопка под названием «Пересчитать», что находится справа, будет закрашена в желтый цвет, и для расчета (перерасчета) необходимо ее нажать:

В документе под названием «1С ЗУП» по умолчанию считается, что выплата больничных средств будет проведена с заработной платой, но существует возможность отметить и другое: в межрасчетный период или авансом.

В случае предоставления отпуска по беременности и родам, программный продукт позволяет освободить ставку на период отсутствия работника предприятия. Это возможно, если в системе проводится штатное расписание.

В результате, документ рассчитан. Зеленый маркер под названием «Изменить / посмотреть данные» наряду с определенными полями дает возможность просмотреть, с чего формируемая сумма в данном поле, или даже изменить.

После сделанного перейдите на закладку под названием «Оплата».

Здесь существует возможность задать дополнительные условия, которые повлияют на оплату больничного.

Например, изменить интервал назначения выплаты помощи (например, определенная часть больничного пришлась на отпуск), изменить процент оплаты, ограничить или снять ограничения на помощь, изменить процент оплаты. Изначально данные показатели устанавливаются в ходе заполнения поля с именем «Причина нетрудоспособности» и т.д.

На закладке с именем «Начисления» отражен конечный результат расчета документа, то есть суммы начислений.

Корректировка больничного листа прошлого периода

Может случиться и такая ситуация, когда в «1С ЗУП 8.3» документ был введен ошибочно или несвоевременно. Поэтому в данном случае возникает необходимость в корректировке.

Если ошибка была найдена в период, когда месяц еще не закрыт, то можно просто внести в него необходимые изменения, перепровести и перечислить.

Если же месяц, в котором сформирован документ, уже закрыт, то просто так данный документ изменить нельзя, поскольку это приведет к расхождению сумм выплаты и начисления. В данном случае внизу документа предусмотрено ссылку под названием «Исправить». Нажав на эту ссылку, будет создан новый документ, который фиксирует исправления уже текущим, то есть незакрытым периодом, а исходный документ сторнируется.

Если же необходимо полностью отменить все движения закрытого периода, и перенести их на следующий месяц, существует ссылка с именем «сторнирована». Нажатие на нее приведет к формированию документа с именем «Сторнирование начислений».

Как можно распечатать больничный лист?

В результате окончания расчета документ проводится, и после этого по клавише с именем «Печать» доступны такие печатные формы:

Расчет среднего заработка;

Расчет пособия к листку нетрудоспособности;

Детальный расчет начислений.

Начислить, провести и выплатить больничные. А также рассмотрим процедуру корректировки неверно начисленных сумм.

Для отражения факта нетрудоспособности в программе предусмотрен документ «Больничный лист». В ближайшем планируется введение электронных больничных листов в 1С.

Чтобы найти его, нужно зайти в меню «Зарплата», далее нажать на ссылку «Больничные листы».

Откроется окно со списком документов. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Откроется окно нового документа. Начинаем заполнять его. Обязательные поля для заполнения подчеркнуты красным пунктиром. Первым делом заполняем «Организацию» и выбираем «Сотрудника».

После выбора сотрудника система проверяет заполнение стажа. В моем случае вышло как раз так, что у сотрудника стаж оказался незаполненным. Программа вывела мне предупреждение и предложила ссылку для исправления ситуации.

Устанавливаем стаж и продолжаем заполнять документ. У нас осталось два незаполненных обязательных поля: «Причина нетрудоспособности» и «Освобождение от работы». Причину выбираем из списка, например, «Заболевание или травма», и задаем период, когда работник был освобожден от работы.

Сразу после заполнения периода отсутствия произойдет расчет документа. По умолчанию программа 1С Зарплата и управление персоналом настроена так, что расчет происходит автоматически при заполнении или изменении значимых для расчета полей. Иногда это не очень удобно (на слабых компьютерах может ощущаться значительное «подтормаживание»). Поэтому эту функцию можно отключить.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Сделать это можно в настройках программы. Идем в меню «Настройки», нажимаем на ссылку «Расчет зарплаты» и убираем флажок «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании»:

Теперь при редактировании каких-либо данных, влияющих на расчет, кнопка «Пересчитать» (справа) будет закрашена желтым цветом, и для расчета (пересчета) нужно ее нажать:

В документе 1С ЗУП по умолчанию считается, что выплата больничных будет произведена с зарплатой, но можно указать и другое: с авансом или в межрасчетный период.

В случае, если предоставляется , программа предоставляет возможность освободить ставку на период отсутствия сотрудника. Это возможно, если в системе ведется штатное расписание.

Итак, документ рассчитан. Зеленый маркер «Изменить / посмотреть данные» рядом с некоторыми полями позволяет посмотреть, из чего состоит сумма в этом поле, или даже изменить ее.

Перейдем на закладку «Оплата».

Здесь можно задать дополнительные условия, которые повлияют на оплату больничного листа.

Например, изменить интервал назначения выплаты пособия (скажем, часть больничного пришелся на отпуск), ограничить или снять ограничение на пособие, изменить процент оплаты (изначально эти показатели устанавливаются при заполнении поля «Причина нетрудоспособности») и т.д.

На закладке «Начисления» отражен конечный результат расчета документа (суммы начислений).

Корректировка больничного прошлого периода в 1С ЗУП

Не исключена ситуация, когда документ в 1С ЗУП 8.3 ввели несвоевременно или ошибочно. Возникает необходимость корректировки.

Если ошибку нашли в период, когда месяц еще не закрыт, то можно просто внести в него необходимые изменения, пересчитать и перепровести.

Если же месяц, в котором создан документ, уже закрыт, просто так документ скорректировать нельзя, так как это приведет к расхождению сумм начисления и выплаты. На этот случай внизу документа предусмотрена ссылка «Исправить». Нажатие на эту ссылку приводит к созданию нового документа, который фиксирует исправления уже текущим (незакрытым периодом), а исходный документ сторнируется.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по проведению, начислению и выплате пособия по больничному листу в 1С 8.3 ЗУП 3.1.

Предположим, что сотрудник фирмы Крон–Ц Бальцер Герман Эдуардович заболел. В том случае, если бы период его больничного оказался переходящим с месяца на месяц, ему следовало бы оформить неявку по невыясненной причине. Это делается затем, чтобы при очередном за дни отсутствия ему ничего не начислялось.

Если же сотрудник вышел на работу, но больничного листа сразу не предоставил, можно оформить выход по невыясненной причине. Когда он принесет больничный, то вам следует приступить к отражению и расчету его в программе.

Внести больничный в 1С:ЗУП можно воспользовавшись меню «Зарплата».

Первым делом в шапке документа укажем, что данный больничный за сентябрь 2017 года для сотрудника Бальцер Г. Э., который работает в организации Крон-Ц.

На вкладке «Главное» указывается период болезни. Допустим, наш сотрудник перенос болезнь в период с 18 по 28 сентября 2917 года. Ниже укажем причину. Обратите внимание, что в зависимости от причины может изменяться сумма выплаты. В нашем случае это будет обычное заболевание, и начисленная сумма будет напрямую зависеть от стажа работы и средней заработной платы Бальцер Г. Э.

Обратите внимание, что на рисунке выше программа информирует нас о том, что у нашего сотрудника не заполнен стаж. Это срочно необходимо исправить, ведь в противном случае в расчетах с большой вероятностью может быть ошибка в результате. Сделать это можно нажав на соответствующую гиперссылку.

Перед вами отобразится окно с настройкой стажа для данного сотрудника. Произведите все необходимые настройки и нажмите на кнопку «ОК». В нашем случае Стаж Бельцер Г. Э. составил 7 лет, 7 месяцев и 24 дня. Осталось провести больничный лист в 1С ЗУП 8.3 и перейти к следующему шагу.

Расчет больничного

Так как в нашем случае было выбрано обычное заболевание, сумма итоговой выплаты напрямую зависит от стажа и среднего заработка. В некоторых случаях средний заработок необходимо откорректировать.

Например, работник уходит на больничный после длительного отпуска по уходу за ребенком. В соответствии с действующим законодательством в таких случаях по заявлению работника может быть перенесен расчетный период. По умолчанию он устанавливается как два предшествующих года.

Для изменения данных о среднем заработке нажмите на зеленый карандаш справа от соответствующего поля.

В открывшемся окне вы можете не только изменить расчетный период, но и откорректировать полученный доход за определенные месяца. Кроме того, данная форма дает вам возможность добавить справку с предыдущего места работы.

Сам расчет пособия по болезни производится на вкладке «Оплата» документа «Больничный лист».

Укажем, что пособие будет выплачено за весь период болезни с 18 по 28 сентября 2017 года. Обратите внимание, что процент оплаты установился автоматически исходя из указанного стажа. В тех случаях, когда страховой стаж сотрудника составляет менее 5 лет, процент будет равен 60. От 5 до 8 лет – 80%, а свыше 8 лет – 100%.

В нашем случае стаж Бальцер Г. Э. Составил 7 лет, поэтому процент оплаты будет равен 80%. Для простоты примера никаких ограничений и льгот мы вносить не будем.

В связи с тем, что период болезни нашего сотрудника составил 11 дней, в табличной части на вкладке «Начислено» автоматически появились две строки. Первые 3 дня оплачиваются за счет средств работодателя, то есть нашей организацией. Все остальные 8 дней оплачивает ФСС.

Кстати! В ближайшем времени в 1С ЗУП появится возможность принимать больничные листы в электронном виде.

Выплата больничных

Перейдем к начислению заработной платы сотруднику Бальцер Г. Э. за сентябрь, часть которого он находился на больничном. Все данные мы заполнили автоматически. На рисунке ниже вы можете увидеть, что количество отработанного времени на 9 дней меньше нормы. Программа автоматически вычла период болезни за вычетом выходных дней.

Сразу же произведем выплату заработной платы через кассу. В нее включена как начисленная заработная плата, так и внесенный в программу больничный лист. Итого к выплате вышло 45 476,60 рублей.

В расчетном листке для сотрудника Бальцер Г. Э. за сентябрь 2017 года можно увидеть три строки в начислениях. Здесь отражается заработная плата, сумма оплаты больничного за счет нашей организации и за счет ФСС.

В системе 1С на сегодняшний день уже реализована работа по обмену электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН) с органами социального страхования России, в частности в программе Зарплата и управление персоналом версии 2.5 начиная с релиза 2.5.120.2 (ЗУП 2.5) и Зарплата и управление персоналом версии 3.1 начиная с релиза 3.1.2.293 (ЗУП 3.1) .

Для того что бы работать с ЭЛН, работодателю требуется произвести регистрацию на сайте cabinets.fss.ru: создайте личный кабинет страхователя. На стартовой странице сайта есть инструкция пользователя по регистрации и создании личного кабинета (Рис.1.).

Рис.1. Инструкция на сайте cabinets.fss.ru

Так же требуется подключение к сервису «1С-Отчетность» («1С-Отчетность» - это возможность сдачи отчетности в налоговые органы в электронном виде непосредственно из 1С). В рамках подписки уровня ПРОФ существует возможность сдачи отчетности по одному юр.лицу бесплатно, для остальных юр. лиц подключение 1С отчетности осуществляется за отдельную плату (более подробно по сервису «1С-Отчетность» читайте в статье « »). Для подключения сервиса вы можете выполнить настройки самостоятельно или обратиться к специалистам партнерам фирмы 1С (например, в нашу компанию СИТЕК).

В документах расчета больничного листа в ЗУП редакции 2.5.120.2 и выше появилась возможность получить данные из ФСС:

1. ЗУП 2.5. Данные загружаются по кнопке «ЭЛН из ФСС» (Рис.2.).

2. ЗУП 3.1. Данные загружаются по кнопке «Получить данные из ФСС» (Рис.3).

После настройки электронного обмена данными с ФСС (т. е. настройки сервиса «1С-Отчетность») появляется возможность заполнить сведения по данным ФСС и произвести расчет после ввода номера больничного листка (Рис.4.).

Рис.4.Заполнение данными ФСС.

Информация о медицинском учреждении загружается в автоматическом режиме. Сумма пособия рассчитывается по данным о заработке и стаже, хранящемся в базе работодателя (Рис.5).

Рис.5. Расчет суммы пособия.

После расчета листков нетрудоспособности следует отправить реестр ЭЛН в ФСС:

1. ЗУП 2.5. Реестр можно создать в рабочем месте через меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Неявки» - «Реестры пособия ФСС, заявления о возмещении» (Рис.6.).

Рис.6. Реестр ЭЛН в ЗУП 2.5.

2. ЗУП 3.1. Реестр можно создать через «Отчетность, справки» - «1С-отчетность» - «ЭЛН» - «Реестр данных ЭЛН заполняемых работодателем» (Рис.7).

Рис.7. Реестр ЭЛН в ЗУП 3.1.

Документ можно заполнить по заданной организации несколькими способами:

• по кнопке «Заполнить», заполняется автоматически ЭЛН;
• по кнопке «Добавить», подобрать определенные листки нетрудоспособности, которые требуется отправить в ФСС России;